MENTORING MONDAY: We werken een jaar thuis! Thuiswerk moe? 7 Tips voor jou en je team

Thuis werken heeft zijn eigen voordelen en uitdagingen. Van Zoom moe en Teams teneur. Tot het voeden van de bedrijfscultuur en je eigen productiviteit en dat van je teams op niveau houden.

Remote work can be a handful!

En jij persoonlijk? Vind je het maar eenzaam, vooral saai of toch eigenlijk wel prima.

Werk je thuis helemaal alleen, of leeft de rest van je huishouding ondertussen rond de keukentafel voort. Heb je werk waarvoor je ondertussen veel moet afstemmen met je team en collega’s of is het altijd al meer solistisch en mis je dat gesprekje bij de lunchtafel heel erg.

Hoe dan ook, er is een aantal situaties die het werken vanuit huis zonder dat je het weet beïnvloeden. En wat kan je daaraan doen?

Digital tools are tha bomb! Iedereen kan aan de slag.

Denken dat digitale tools alles is wat je nodig hebt is helaas niet waar. Zoom, Teams, Trello, Miro, Slack et cetera zijn zeker nodig MAAR…. Het is niet alleen digitaal vervangen wat er functioneel mist bij thuiswerk.

Je moet ook de verwachtingen afstemmen. Van jou als leidinggevende, als team onderling. Afspraken maken over remote communicatie. Wie vraagt (stoort?) wie, wanneer en hoe… doen jullie alles centraal via tool X, of doet de één mail, de ander een app en weer iemand anders zit in Slack op een antwoord te wachten. En wanneer reageer je? Laten jullie elkaar ook wel eens met rust? Wanneer stemmen we samen af, en in welke tool? Op welke basis en volgens welke afspraken jullie gaan samenwerken horen ook bij de kickof van een remote team.

Johoe, hoe zit dat ook alweer met, waar vind ik ook alweer, hoe gaat het met?

Op kantoor kan je gemakkelijk even een vraag stellen, het gaat zonder moeite, je roept het je team in en waarschijnlijk antwoord er wel iemand. Nu moet je meer moeite doen. Je bent alleen , dus denk je dat je het ook alleen kan/ moet doen. Dat geeft meer druk en werkt ook verwijdering in de hand.

Spreek elkaar als team geregeld, check in bij elkaar. Betrek elkaar bij besluitvorming, vervolgstappen, rond vraagstukken die bij het team lagen af.

Voor de start van een grotere klus is een remote workshop ideaal, binnen 1,5 uur zijn jullie opgelijnd. Voor de waan van de dag en korte bijpraat wie waaraan werkt, is een dagelijkse korte afspraak genoeg.

En is er ergens ook tijd om even bij te praten? Over dat lekkere recept dat Johan zou maken voor hun huwelijksdag, of hoe het met de moeder van Renée gaat? Ook de intermenselijke onderwerpen die normaal bij het koffieapparaat of lunch ter sprake komen mogen/ moeten een plek krijgen.

En voor jezelf, als teamlid en zeker ook als leidinggevende: neem deel aan remote lunches, borrels, koffie momenten… ze kunnen soms wat gemaakt lijken, maar houden je wel verbonden.

Wegduiken in de video call.

In lijn met het vorige punt: Natuurlijk, we hebben allemaal wel eens geen zin om met een leuk gezicht in beeld te zijn en denken met een knappe foto toch genoeg zichtbaar te zijn bij onze collega’s. Helemaal als de kamer ook nog eens een troep is, of je een bad hairday hebt. Maar heeeee… als je aandacht wil van je collega’s (voor whatever reason) of zelf betrokken wilt zijn… Zet die camera aan! Elkaar zien maakt veel verschil in als het gaat om (non verbale) communicatie, verbinding, je betrokken voelen en elkaar begrijpen. Bij de kickoff van je remote team kan je hier ook afspraken over maken.

Het is werkinhoud wat de klok slaat

Werk inhoudelijk moet je er al met een team op afstand meer rekening mee houden dat iedereen op de hoogte blijft. Er kan zoveel veranderen in de waan van de dag. Of wat jij als leidinggevende in een managementoverleg hebt meegekregen en wat van invloed is op de klus waar je team mee aan de slag is. Maar er is meer dat teruggekoppeld moet worden.

Hoe we staan tov onze doelen, de visie van de organisatie op de laatste veranderingen, hoe gaat het met het bedrijf in deze pandemie. Dat type contact mist nu ook. Managers spreken elkaar wel, maar teamleden spreken zeer waarschijnlijk andere teams en managers nauwelijks tot niet. Als manager, koppel terug aan je eigen teams. En directie, wanneer sprak jij voor het laatst de organisatie toe? En hoe kan de organisatie jullie als management en directie bereiken?

Terugkoppeling is ook binnen je team breder dan op werk inhoudelijke zaken noodzakelijk. Als het goed is heb je dus helder voor iedereen hoe de samenwerking vanaf afstand vorm heeft. Echter als daar feedback op is moet die ook een plek vinden. Blijf in de team overleggen, ook online, ruimte geven voor terugkoppelingen, wat gaat goed, wat kan beter, het is de olie in de machine van goed teamwerk.

Geen nieuwe dingen proberen.

Wat voor anderen werkt hoeft voor jou niet te werken. Dus probeer uit, geef niet te snel op, en het is nooit te laat om je strategie of manieren aan te passen om vanuit huis productief te blijven. Wat een jaar geleden (ja man… toen begon het al) voor jou en je team werkte hoeft nu niet meer te werken, zaken veranderen. Kinderen zijn momenteel weer meer naar school, kantoren worden weer terughoudender met op locatie werken. En vanuit terugkoppeling zoals bij bovenstaande punt genoemd kan ook voortkomen dat jullie zaken moet verbeteren. We moeten ons aanpassen met gewoontes en routines die passen bij je huidige situatie. Thuis en op het werk.

Is that my productivity shame nagging…?

Aan het eind van de dag hebben we amper vooruitgang geboekt met ons belangrijke project. In plaats daarvan hebben we de meeste tijd aan samenwerking besteed. En nu iedereen het afgelopen jaar vanuit huis heeft gewerkt, is het gezin aan de mix toegevoegd, waardoor er nog meer verstoringen ontstaan. Als we uiteindelijk in bed liggen en proberen te slapen, herinneren onze hersenen ons aan alle dingen die we níet hebben bereikt. We geven onszelf de schuld van slecht timemanagement, slecht prioriteiten stellen, geen persoonlijk kanbanbord in gebruik te hebben of welke laatste productiviteitshacks we ook hebben gehoord. Dit knagende gevoel van niet genoeg doen en van ineffectief tijdmanagement leidt tot productiviteitsschaamte. Wellicht herken je het gevoel zelf ook, de zorg om te bewijzen dat je thuis voldoende aan het werk bent kan leiden tot overcompensatie en overcommunicatie en dat in zichzelf kan een taak op zich worden.

Thuis werken komt veel neer op vertrouwen. Vertrouw erop dat je werkgever je intenties kent en gelooft in je kunnen om de taken op tijd te volbrengen. Als leider moet je dus ook dat vertrouwen geven dat de teams weten wat er van ze verwacht wordt en dat ze dat voor de deadline leveren.

Zorg voor een manier van communiceren die niet een taak op zich is en die jou en elkaar van je focus houdt. Die ook niet voelt of je maar continue moet checken, op verschillende plekken bijv van app naar mail naar slack.

Je kunt afspreken dat je Slack mute en de berichten net als email behandelt. Als je remote aanwezig bent betekent dat niet dat je altijd beschikbaar moet zijn.

There I said it: Altijd beschikbaar zijn.

Met thuis werken vervagen de grenzen tussen werk en de rest van je leven. Als je merkt dat je erg vaak tijdens je lunch, of ‘s avonds tijdens die serie op de bank nog mails, slacks en whatsappjes zit te beantwoorden (of sturen!), is het tijd om in te grijpen. Het is goed dat je toegewijd en proactief bent, en hart voor de zaak hebt. Het is niet goed om dag in dag uit aan je (computer) scherm te blijven zitten en werkgerelateerde zaken te moeten doen omdat de grens tussen thuis als kantoor en thuis als thuis er eigenlijk nauwelijks is.

Creëer voor jezelf een manier of ‘ritueel’ om je werkdag mee af te sluiten na je laatste taak, individueel of als team. Wens elkaar een fijne avond, zoals je normaal ook doet als je kantoor verlaat. Maak een korte wandeling, zet een kop thee. Berg je laptop op in een la of je werk tas. Of ga uit je plaat gaan op je lievelingsnummer (welke? welke?)

Wat spreekt jou het meeste aan? Of welke aanvullingen heb jij? Laat me weten!